Il Time Management

L’uomo da sempre si è interrogato sul concetto di “tempo”. Il tempo è stato e può essere concepito in quanto a “durata”, nel suo “divenire”, in modo “lineare” o “circolare”, come “finito” o “infinito”, “assoluto” ovvero “relativo”, “oggettivo” e “soggettivo”, “unico” o “molteplice” e così via ma, esiste una certezza: il “tempo” è ineluttabile in quanto risorsa “finita” e costituisce la misura del valore che ha la nostra esistenza. Anche se non lo possiamo contrastare, il tempo è gestibile ed in quest’ottica diventa fondamentale il modo in cui lo impieghiamo. L’imperatore Marco Aurelio ne “I Ricordi” riflette sulla gestione del tempo: “Ricorda da quanto tempo rinvii ciò che devi fare e quante volte, ricevuta una proroga dagli immortali, non ne fai un corretto utilizzo. Devi finalmente comprendere quale sia il cosmo di cui sei parte, quale sia l’entità al governo del cosmo della quale tu costituisci una manifestazione, e che hai un limite circoscritto di tempo, un tempo che, se non ne approfitti per conquistare la serenità, andrà perduto, e andrai perduto anche tu, e non vi sarà un’altra possibilità.” Citando Seneca, “De Brevitate Vitae”, la più grande sciagura della vita è il suo procrastinarla quindi, anche se può sembrare un paradosso, la prima cosa da fare è dedicare del tempo alla gestione del tempo in tal modo non lo percepiremo più come una scadenza ineludibile sentendoci sopraffatti dal suo scorrere incessante anzi, vedremo nel tempo una risorsa imparando a riprogrammare invece che “aggiustare”. La gestione del tempo è una responsabilità non delegabile e fa la differenza tra un mero esecutore ed un organizzatore, costituisce un’abitudine che, attraverso tecniche, accorgimenti ed autodisciplina permette di amministrare con maggiore padronanza e vantaggio il tempo. Ottimizzare e gestire il tempo non deve assumere una dimensione “ansiogena” non significa infatti diventare cyborg in grado di incastrare ogni singolo impegno al millesimo di secondo ma, vuol dire trovare delle strategie per essere più produttivi. Il problema fondamentale è avere ben chiaro lo scopo da raggiungere ed imparare a definire le priorità. Il Time Management è un processo di pianificazione e controllo del tempo per ottimizzare le attività aziendali e aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività.

Può essere migliorato attraverso l’uso di competenze, strumenti e tecniche. Esistono differenti tecniche per la gestione del tempo ad esempi:

• la tecnica dell’ABC consiste nel classificare con le prime tre lettere dell’alfabeto le attività da svolgere distinguendo rispettivamente tra attività importanti e urgenti, attività importanti ma non urgenti ed attività né importanti né urgenti, passando poi a svolgere per prime quelle che richiedono meno tempo;
• la matrice di Eisenhower è costituita da quattro quadranti sugli assi cartesiani dove le attività sono riportate secondo lo schema urgenza/importanza e per definire le priorità si segue la logica che le attività importanti e urgenti devono essere compiute subito come nella figura che segue. Sostituendo nello schema il concetto d’importanza con quello di tempo avremo un quadro generale per definire le azioni da adottare per una migliore gestione del tempo.

In definitiva, non esiste una “ricetta” unica per gestire il tempo, ognuno segue la sua logica dettata dal buon senso. In ogni caso ci sono principi comune a tutti ossia: definire le attività da svolgere per portare a termine i progetti (ad esempio ciò che compete alla propria mansione, quali sono gli obiettivi da raggiungere ed i risultati da ottenere con il proprio lavoro), identificare le priorità stabilendo i criteri per determinare quali attività sono più importanti di altre ed infine prendere una decisione.Tutto ciò consente di svolgere anche lavori meno piacevoli perché è chiaro l’obiettivo finale.

Dedicare del tempo alla gestione del tempo per quanto detto non significa perderlo o sprecarlo a patto che si acquisisca una sempre maggior consapevolezza e si impari dal passato