L’Organigramma

La struttura organizzativa può definirsi il fondamento dell’organizzazione aziendale e deve essere coerente con l’idea di business. La struttura organizzativa deve essere intesa come gli assetti tattici di una squadra; ne esistono differenti a seconda delle caratteristiche dei giocatori ed ognuno è adattabile alle caratteristiche dell’avversario anche a partita in corso (nel caso delle aziende tale struttura varia a seconda della tipologia di attività e deve essere adattabile e flessibile in modo da rispondere ai cambiamenti sia interni (nuovi processi produttivi) che esterni (cambiamenti del mercato)).

La struttura organizzativa ossia, il complesso delle direzioni e degli uffici che fanno parte dell’azienda, è rappresentata graficamente dall’organigramma, da non confondere con il funzionigramma (permette di descrivere il contenuto delle funzioni, delle attività ed dei criteri di articolazione delle stesse) per la somiglianza grafica e che ad esso generalmente si accompagna per mostrare l’articolazione delle funzioni e delle attività svolte (è utile per evidenziare i criteri di specializzazione del lavoro e per chiarire meglio se esistono sovrapposizioni di competenze e/o aree di responsabilità scoperte).

L’organigramma è la formalizzazione della gerarchia organizzativa di una azienda, con il quale si evidenziano chiaramente il grado di attribuzione e di responsabilità delle funzioni gestionali proprie dell’attività aziendale quindi chiarisce i legami gerarchici e funzionali e permette di individuare rapidamente il sistema di attività ed i processi dell’organizzazione aziendale. L’organigramma aziendale, comunicando in modo immediato e semplice, anche a terzi esterni all’azienda, il modello organizzativo adottato e le responsabilità assegnate, è un efficace strumento di comunicazione e per tale motivo deve essere conosciuto da tutto il personale (soprattutto per i neoassunti) affinché ognuno all’interno e all’esterno della struttura conosca la persona responsabile delle varie attività. L’organigramma per mantenere la sua validità deve essere generale, completo e di dettaglio degli elementi che compongono l’assetto organizzativo. Inoltre, sempre ai fini della sua validità, deve essere aggiornato allorquando intervengono cambiamenti all’interno dell’organizzazione (aggiunta/soppressione di un ruolo, cambiamenti gerarchici ecc.) per evitare confusione tra i ruoli e causare minor efficienza del personale con conseguenze negative sulla produttività.

Nella costruzione di un organigramma bisogna tener presente che non bisogna crearlo secondo ciò che vorremmo fosse l’organizzazione o vorremmo farla apparire ma, deve essere: realistico (corrispondente alle reali responsabilità), “ufficiale” (scritto e codificato dall’azienda) e per quanto utile, derivato dalla prassi. Nella fase di definizione bisogna evitare le contraddizioni e le incoerenze tra quello che dovrebbe essere l’assetto organizzativo e quello che è effettivamente. Capita sovente che formalità e prassi non coincidano in quanto a responsabilità formalmente affidate non ne consegue l’esercizio e quindi subentra qualcun’altro, non incaricato formalmente ma che di fatto esplica tali attività. Si generano in tal modo incoerenze, incomprensioni, disorientamenti, rivalità che possono mettere in crisi un’organizzazione. In vero può capitare che non seguire l’organigramma ufficiale permetta all’organizzazione di sopravvivere e mantenere anche una certa produttività che però non è quella ottimale o desiderata: ciò, dimostra la necessità di aggiornare l’organigramma per avere una visione d’insieme e rispondere nel modo migliore alle esigenze aziendali.

La finalità dell’organigramma non si esaurisce con l’identificazione chiara dei ruoli e delle responsabilità o della dipendenza gerarchica e funzionale ma è essenziale per: analizzare la struttura organizzativa (evidenzia i punti di forza e/o debolezza, disfunzioni e/o anomalie), esplorare alternative organizzative, individuare eventuali ruoli scoperti e/o sovrapposizioni di funzione (più persone che esercitano le stesse competenze), valutare accorpamento e/o scorporo di unità, determinare l’esigenza di creare e/o sopprimere unità/posizioni, ridefinire delle relazioni, delle linee di riporti e le modalità di coordinamento, modificare i livelli di autorità, riallocare le risorse (in pratica per il reengineering organizzativo), programmare sviluppi di carriera e rivedere la politica sulle retribuzioni.

La costruzione di un organigramma efficace, completo e corretto parte dall’identificazione delle informazioni che deve contenere. Si analizzano pertanto ruoli, funzioni, unità organizzative (U.O) e relative relazioni gerarchico-funzionali, l’organico le funzioni ed i centri di costo. Solo dopo quest’analisi si può procedere con la rappresentazione grafica dell’organizzazione. L’organigramma è composto da una serie di simboli ognuno dei quali ha un significato specifico, così, le caselle rettangolari rappresentano ruoli/posizioni e le linee continue o tratteggiate e verticali o orizzontali indicano come “dialogano” i ruoli/ funzioni.

Talvolta negli organigrammi si inseriscono anche delle ellissi che indicano organi temporanei (es. comitati) che operano in modo discontinuo in azienda. Nello specifico i rapporti tra ruoli/funzioni sono identificati dalle linee che hanno un significato peculiare:linee continue verticali indicano le c.d. funzioni di linea ossia, il rapporto di dipendenza gerarchica di una funzione con responsabilità operativa ottenuta con precisa delega dal capo-azienda; linee continue orizzontali individuano le c.d. funzioni di staff e rappresentano la dipendenza gerarchica di una funzione che non ha delega per responsabilità operative ma, ha compiti di supporto, coordinamento consulenza interna ecc. per facilitare l’operatività delle funzioni; linee tratteggiate sia verticali che orizzontali differentemente non indicano una dipendenza gerarchica ma funzionale ossia il contributo di una ruolo/funzione ad un altro. Può succedere infine che una casella dell’organigramma sia collegata ad una o più altre caselle mediante due linee, una continua ed una tratteggiata a significare che con una funzione c’è dipendenza gerarchica mentre con altre la dipendenz è funzionale.

La creazione di un organigramma è motivata dalla necessità di avere uno strumento capace di veicolare in modo chiaro e rapido informazioni importanti e che consente di svolgere le attività di analisi descritte in precedenza. L’organigramma può essere paragonato ad una fotografia ed in quanto tale è uno strumento statico mentre, l’organizzazione, per sua natura, è dinamica ed in continua evoluzione: da qui nasce la necessità di aggiornarlo per evitare confusione e conseguente perdita di produttività. L’organigramma può trasmettere una sensazione di rigidità dell’organizzazione che per natura, essendo composta da persone e dai rapporti interpersonali che si creano e mutano, è invece olistica. L’aggiornamento continuo dell’organigramma risulta pertanto essere essenziale per cogliere la dinamicità dell’azienda e delle relazioni e per non compromettere la produttività ed evitare confusioni.