Costi del personale

Tante aziende, soprattutto piccole e medie imprese (c.d. PMI), sempre più di frequente, affidano ad esperti del settore, i Consulenti del Lavoro, gli adempimenti connessi all’amministrazione del personale (comunicazioni obbligatorie, adempimenti fiscali e contributivi ecc.) e la gestione ed elaborazione delle buste paga. In tal modo riescono meglio a gestire gli aspetti legali, fiscali, contributivi e sindacali legati all’amministrazione del personale, ambiti difficili perché soggetti a continue variazioni normative. Inoltre l’outsourcing si traduce in una riduzione dei costi (minor personale assunto, ridotte esigenze formative e via di seguito) e consente di delegare quindi ad un soggetto terzo, con competenze tecniche e tecnologiche, tutti gli adempimenti connessi all’amministrazione del personale e payroll. La rilevazione contabile, in generale, consiste nella determinazione qualitativo-quantitativa, nella classificazione, nella elaborazione, nella corretta interpretazione e rappresentazione dei dati.

Essa è lo strumento che permette di registrare i fatti economici e finanziari, di misurarli e di valutarli secondo riconosciuti principi contabili. La rilevazione contabile si concretizza nella redazione delle relative scritture mediante le quali si rappresenta una veritiera e corretta situazione degli eventi, così come previsto dalle norme civilistiche e quelle degli organismi nazionali (OIC) ed internazionali (IAS). La contabilizzazione dei costi del personale, in particolare, va gestita da personale con competenze specifiche e trasversali: infatti, sono necessarie una spiccata sensibilità alle tematiche di natura contabile/gestionale e competenze HR. Il raggruppamento delle voci paga nei diversi conti economici e patrimoniali, la gestione degli aspetti contabili legati al fondo TFR ed ai ratei del personale in uno alle modalità di contabilizzazione, sono attività che presuppongono una peculiare preparazione, facilitando il compito agli addetti alla contabilità/finance. Una soluzione potrebbe essere quella di esternalizzare oltre ai servizi di amministrazione del personale e payroll, anche tutti gli aspetti contabili e di controllo di gestione legati alle paghe, alle imposte ed ai contributi. Tuttavia, questa decisione, potrebbe implicare una certa trascuratezza nella trasmissione delle informazioni legate al costo del lavoro ed agli elementi economico/patrimoniali ad essi collegati. Ne consegue che, avere in azienda figure con competenze adeguate in grado di rispondere alle esigenze legate al processo di payroll ed alle evidenze contabili da esso derivanti risulta, in termini di completezza e rapidità di risposta, un indubbio valore aggiunto.

Per espressa previsione dell’art. 1 della Legge del 5 gennaio 1953, n. 4, all’atto della corresponsione della retribuzione, è fatto obbligo ai datori di lavoro di consegnare ai lavoratori dipendenti un prospetto paga. Scopo principale del cedolino paga, infatti, è quello di evidenziare le voci di retribuzione che compongono il compenso corrisposto ad ogni dipendente, in un dato periodo lavorativo, in ottemperanza ai contratti collettivi di lavoro ed alle leggi vigenti in materia. Tutte le somme, riportate nei prospetti paga mensili dei singoli dipendenti, vengono poi riepilogate, in un prospetto riassuntivo definito “prospetto contabile” o “cedolone”, necessario per la rilevazione delle scritture contabili da riportare a Libro Giornale e a Mastro. Ipotizziamo che, alla fine del periodo di lavoro (generalmente il mese), per un dipendente in forza già al primo gennaio dell’anno precedente, venga redatto un prospetto contabile contenete le segue ti voci di retribuzione e ritenute:

I costi del lavoro per l’azienda sono espressi dai saldi dei conti “retribuzioni lorde” e “contributi INPS c/ditta” mentre, i conti patrimoniali si azzerano con il pagamento delle spettanze ai dipendenti e quello verso l’ente previdenziale e l’erario. I riscontri documentali delle predette scritture contabili sono dati per i contributi previdenziali obbligatori dalla dichiarazione mensile inviata all’INPS (Uniemens), mentre per le ritenute d’imposta dal modello F24 presentato in banca per il pagamento e dalla dichiarazione annuale (modello 770) per il costo aziendale del personale dipendente. Sono poi da contabilizzare altri costi del personale dipendente che hanno cadenza annuale come la rilevazione del trattamento di fine rapporto (TFR), salvo eventuali rilevazioni infrannuali dovute ad interruzioni del rapporto di lavoro. Il TFR è una retribuzione del lavoro dipendente differita nel tempo così come stabilito dalle norme del codice civile, in quanto spettanza che i dipendenti maturano nell’anno di lavoro ma non riscuotono (salvo particolari casi previsti dalla legge che consentono di usufruire di anticipazioni).

A fine esercizio occorre quindi rilevarne il costo per competenza economica commisurando in contropartita il relativo debito nei confronti dei dipendenti in apposito fondo tenendo anche conto della rivalutazione e della ritenuta d’imposta prevista dalla legge. Altra rilevazione di costo, a fine esercizio, è quella relativa al saldo degli oneri dei premi di assicurazione obbligatoria sul lavoro da versare all’INAIL. A fine esercizio verrà rilevato il saldo del premio dovuto derivante dalla denuncia di autoliquidazione prevista per Legge ed inviata all’Istituto. Sono da considerare infine altri costi indiretti del personale dipendente che le aziende sostengono in ottemperanza a norme di legge come la formazione, la vigilanza sanitaria, la sicurezza dei luoghi di lavoro ed altri ancora eventualmente previsti dai CCNL. Tali costi sono definiti indiretti perché non strettamente collegati alla prestazione lavorativa e non sono corrisposti ai dipendenti ma, in generale pagati a professionisti esterni. Questa fattispecie di costi, che a seconda della dimensione dell’azienda, può assumere anche un’importante rilevanza vanno rilevati in conti appositi e distinti da quelli tipici del lavoro dipendente.